Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Menurut Mc leod
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :
· harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
· harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan
· harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan
· harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
· Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai
· Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
· Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi
· Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan blok bangunan (building block), yaitu :
1. Komponen input atau komponen masukan
2. Komponen model
3. Komponen output atau komponen keluaran
4. Komponen teknologi
5. Komponen basis data
6. Komponen kontrol atau komponen pengendalian.
Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ini :
· Blok Masukan (Input Block)
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
· Blok Model (Model Block)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan.
· Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
· Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi.Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
· Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
· Blok Kendali (Control block)
Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.
Rabu, 23 Desember 2009
Analisa sistem informasi (ansis)
Analisis Sistem Informasi
Catatan pertama yang menunjukkan kemampuan manusia dapat mengolah data dan informasi, menurut ahli sejarah, adalah pada 3500 tahun sebelum masehi, yaitu ketika para pedagang Babilonia mencatat kepemilikan dan hasil kekayaan mereka pada tanah liat.
Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan dalam pengolahan data. Revolusi pertama adalah pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital.
Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Konsep data dan Informasi
Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diambil kembali, diolah, dan digunakan untuk kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar peramalan dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data adalah bahan mentah informasi.
Dalam konteks komunikasi, informasi adalah kejadian atau serangkaian kejadian yang mengandung pesan, yang ketika dipersepsi oleh penerima melalui proses pemaknaan, akan menambah pengetahuan bagi penerima tersebut. Dengan demikian kejadian atau data menjadi informasi adalah bergantung kepada pengguna, dan makna informasi bergantung kepada persepsi, latar belakang, dan penilaian pengguna.
Informasi berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pengguna.
Proses Pembuatan Informasi dari Data
Data merupakan elemen dasar untuk pembuatan informasi. Data dapat diubah menjadi sesuatu yang berarti melalui proses dalam suatu model keputusan.
Informasi merupakan produk pokok dari sistem informasi. Hal yang mendasari suatu proses keputusan adalah ketidaktentuan. Informasi mempunyai dua fungsi dasar, yaitu mengurangi keragaman dan memberikan umpan balik.
Informasi merupakan komoditas yang berguna dan bernilai, dan sebagai konsekuensinya diperlukan biaya untuk menghasilkannya. Agar lebih ekonomis maka biaya untuk menghasilkan informasi harus sesuai dengan nilainya.
Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).
Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.
Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuah pengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.
Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.
Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem
Ilmu sistem dalam perkembangannya dipengaruhi oleh Kibernetika, sebagai penggambaran umpan balik dalam mengatur gerakan mekanis, atau sebagai pengendali dan komunikasi.
Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan saling ketergantungan yang teratur.
Konsepsi sistem merupakan abstraksi komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi. Konsepsi sistem memiliki beberapa aspek, yaitu (1) unsur-unsur sistem; (2) tujuan sistem; (3) tindakan untuk mencapai tujuan; (4) proses; (5) output; (6) ukuran keberhasilan.
Hubungan antarsistem atau subsistem dapat bersifat hubungan seri dan hubungan pararel. Sedangkan klasifikasi sistem dapat dilihat dari tingkat keterdugaannya dan kerumitannya.
Fungsi Manajemen di Dalam Organisasi
Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.
Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).
Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.
Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.
Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.
Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem
Suatu sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang menampilkan pelaksanaan pengolahan data yang sistematis dan formal untuk (1) keperluan transaksi pengolahan data resmi, (2) menyajikan informasi bagi pengambilan keputusan, dan (3) menyajikan laporan, bagi keperluan eksternal.
Sistem informasi sebagai suatu pendekatan transaksional data dan yang menangani operasi pengolahan data rutin. Sistem informasi berperan penting dalam menghasilkan nilai output yang diperlukan bagi pengambilan keputusan sehingga diharapkan menghasilkan sepuluh nilai informasi.
Dalam konteks organisasi, sistem informasi dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal berupa manajemen organisasi dan kondisi eksternal adalah pengguna.
Sistem Informasi didalam Organisasi
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.
Sistem yang khusus memenuhi kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan informasi bagi lingkungan.
Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Eksekutif.
Komputer Sebagai Media Penyimpan Data
Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data memiliki kemampuan yang beragam sesuai dengan kapasitas penyimpan data. Data tersimpan dalam alat penyimpanan (data storage) yang berupa penyimpanan utama (primary storage) dan penyimpanan sekunder (secondary storage). Untuk dapat bekerja dengan baik, sebuah ruang kerja komputer harus dirancang khusus.
Cara Kerja Komputer
Komputer bekerja dalam lingkungan yang terbentuk atas hardware, software dan staf. Dalam kerjanya, proses komputer mengalami perputaran dari awal pemasukan sampai kemudian penyajian data. Data masuk dalam komputer melalui dua cara utama, yaitu batch processing dan on-line processing. Komputer di samping sebagai penyimpan, dapat juga dijadikan sebagai terminal. Terdapat beberapa perangkat khusus untuk memasukkan data ke dalam komputer.
Perangkat dan Hasil Kerja Komputer
Penyajian hasil proses komputer dapat dilihat dalam dua bentuk utama, yaitu Softcopy dan hardcopy. Softcopy adalah tampilan berupa gambar diam ataupun bergerak dalam monitor komputer, sedangkan hardcopy adalah tampilan hasil kerja komputer dalam bentuk cetakan. Alat cetak atau printer terdiri atas dua bentuk utama, yaitu impact dan Non-impact Printer. Di samping itu hasil kerja komputer dapat juga berupa gerakan robotik dan suara.
Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data akan dapat memberikan hasil yang maksimal jika dioperasikan dalam kondisi kerja yang baik. Perhatian yang diberikan kepada masalah tersebut dikenal dengan istilah ERGONOMIC CONSIDERATION. Hal yang harus diperhatikan dalam bekerja dengan komputer adalah lingkungan kerja, perangkat keras dan kerja sama antara komputer dan pemakainya.
Mengenal Pangkalan Data (Data Base)
Pangkalan data dalam pemasangannya memiliki sembilan tujuan utama yang menyangkut keuntungan pemasangan dan kemampuan yang dimiliki pangkalan data. Dalam pembangunan pangkalan data terdapat pandangan yang pro dan kontra mengenai perlu atau tidaknya ada pangkalan data. Dalam pangkalan data, data dapat dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu bentuk logis dan bentuk fisik.
Rancangan Pangkalan Data (Data Base)
Sistem manajemen pangkalan data adalah satu perangkat software yang terintegrasi untuk mengontrol dan mengatur data dalam pangkalan data. Pangkalan data menangani permintaan dari program aplikasi yang dihasilkan dari bahasa khusus yang disebut data manipulation language (DML). Untuk menghasilkan tampilan bagi pengguna, model data menggambarkan bentuk/gambaran dalam sebuah bahasa yang disebut data definition language (DDL). Bahasa ini memberitahu DBMS bagaimana data harus terstruktur. Oleh karena itu DML memanipulasi data, DDL menggambarkan struktur data, sedangkan DBMS mengatur dan mengkoordinasi data sesuai dengan permintaan DML dan gambaran DDL.
Hubungan antara data mandiri (entities) membentuk sebuah struktur data. Ada tiga jenis hubungan: satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak. Terdapat juga tiga jenis data struktur: pohon atau hierarki, jaringan, dan relasional.
-
Struktur pohon atau hierarki memiliki elemen data dalam bentuk seperti pohon. Sebuah data mandiri tidak boleh memiliki lebih dari satu data mandiri yang dimiliki. Struktur ini mudah dirancang dan dimengerti.
-
Struktur jaringan memungkinkan hubungan 1:1, 1:B, atau B:B antara data mandiri. Struktur ini menunjukkan keadaan sebenarnya, walaupun kemudian dapat menjadi sangat rumit.
-
Struktur relasional memiliki data dan hubungan yang ditampilkan dalam sebuah tabel yang berbentuk datar, dua dimensi yang disebut relasi. Sebuah relasi nilainya sama dengan sebuah file.
Sumber buku Analisis Sistem Informasi Karya Agus Rusmana, Engkus Kuswarno, Purwati Hadisiwi
Diagram Arus Data-DAD (Data Flow Diagram-DFD)
Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram. Diagram alur data merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas, itulah sebabnya DAD merupakan alat bantu yang paling penting bagi seorang analis sistem. Penggunaan DAD sebagai alat peraga sistem dipopulerkan oleh Tom DeMarco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sitem terstruktur (structured system analysis method). DAD dapat merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan menggunakan gambar yang berbentuk jaringan grafik.
Ada beberapa simbol yang digunakan dalam penggambaran DAD, yaitu :
Entitas Luar (External Entity) dan Terminal
Entitas Luar adalah entitas yang berada di luar sistem yang memberikan data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink). Entitas Luar ini bukanlah bagian dari sistem, bila suatu sistem informasi dirancang untuk satu bagian/departemen maka bagian lain yang masih terkait menjadi entitas luar. Sedangkan terminal adalah entitas yang merupakan bagian dari sistem.
Simbol yang digunakan : Kotak
Pedoman pemberian nama terminal dan entitas luar
9 Nama terminal berupa kata benda
9 Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama
(digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk mmbuat diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas.
9 Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut.
9 Data flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila
:
¾ Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami
¾ Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh)
9 Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.
Proses
Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula disebut bubble.
Simbol yang digunakan : lingkaran
Pedoman pemberian nama proses :
9 Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya : Hitung Gaji, Pendataan Order, Cetak Laporan Penjualan, dll.
9 Jangan menggunakan kata ‘proses’ sebagai bagian dari nama suatu proses.
9 Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.
9 Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran/urutan proses, namun demikian, urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.
9 Penomoran proses pada tingkat pertama (diagram nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst.
9 Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses
1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst.
9 Diagram konteks (context diagram) tidak perlu diberi nomor.
9 Proses 2.x adalah proses terendah, tidak dirinci lagi.
Alir Data (Data Flow)
Alir Data menggambarkan aliran data dari suatu entitas ke entitas lainnya. Arah panah menggambarkan aliran data. Ada beberapa aliran data, yaitu :
• Antara dua proses yang berurutan
• Dari penyimpanan data (data store) ke proses dan sebaliknya
• Dari source ke proses
• Dari proses ke sink
Simbol yang digunakan :
Pedoman pemberian nama aliran data :
9 Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung.
9 Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya.
9 Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen.
9 Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi nama pada aliran data.
9 Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.
Penyimpan Data (Data Store)
Data store adalah tempat menyimpan data. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store.
Simbol yang digunakan :
Pedoman pemberian nama data store :
9 Nama harus mencerminkan isi data store tersebut.
9 Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung
G.1. Tingkatan Diagram pada Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
G.1.1. Diagram Konteks (Context Diagram)
¾ Merupakan level tertinggi dari DAD yang menggambarkan seluruh input ke atau dari sistem.
¾ Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem
¾ Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink.
¾ Hanya ada satu proses.
¾ Tidak boleh ada data store.
G.1.2 Diagram nol (0)
¾ Sudah menunjukkan data store yang digunakan.
¾ Untuk proses yang tidak dirince lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses.
¾ Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 1.0 dengan diagram hubungan harus terpelihara.
G.1.3 Diagram Rinci
¾ Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya.
Walaupun DAD mempunyai kelebihan-kelebihan, yaitu dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan entitas luar, tetapi DAD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DAD adalah sebagai berikut :
· DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop)
· DAD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)
· DAD tidak menunjukkan proses perhitungan
A Ziya Aktas (”Structured Analysis and Design of Information Systems“, Prentice-Hall, New Jersey, 1987) memberikan pemecahan untuk keterbatasan DAD ini, yaitu dengan menambahkan penggunaan operational operator (operator hubungan), sehingga kemampuan DAD dapat lebih ditingkatkan. Operator hubungan ini adalah :
- * menunjukkan hubungan suatu logika AND
- 0 menunjukkan hubungan suatu logika OR
- ® menunjukkan hubungan suatu logika XOR
Langganan:
Postingan (Atom)